EL TELETRABAJO ES SOLO UN INSTRUMENTO EN UN PROCESO DE TRANSFORMACIÓN CULTURAL MÁS PROFUNDO 

“La inteligencia es la habilidad de adaptarse al cambio”

Stephen Hawking

Marc Cortés, general manager de RocaSalvatella y academic collaborator de ESADE, ilustró con esta cita del célebre astrofísico los dos aspectos más relevantes del escenario actual: el cambio irremisible que supone la crisis sanitaria del COVID-19 y la necesidad de gestionarlo con inteligencia.

“Para moverse en el nuevo entorno que estamos viviendo no hay ni precedentes ni referentes y por tanto no tenemos un manual de instrucciones”, manifestó Cortés. Este escenario ha generado una situación de riesgo y de incertidumbre, pero también ha acelerado un proceso de transformación en el ámbito laboral, con el incremento exponencial del teletrabajo.

Según Marc Cortés, la relevancia adquirida por el teletrabajo no significa que sea el elemento fundamental. “El teletrabajo no es un objetivo en si mismo”, señaló. La digitalización forzada por la pandemia se inscribe en una transformación cultural mucho más profunda. El teletrabajo es un instrumento dentro de la transformación digital.

Por esta razón, el reto fundamental es cómo desarrollar las capacidades de liderazgo y organizativas para utilizar las herramientas digitales lo más satisfactoriamente posible. “Esto solo se puede lograr con actitudes favorables al cambio y a la adaptación permanente”, indicó el general manager de RocaSalvatella.

UN LIDERAZGO TRANSPARENTE Y SIN MIEDO A EQUIVOCARSE

Marc Cortés apuntó -citando un documento realizado por RocaSalvatella en 2012- que existen dos tipos de liderazgo “el que no asume decisiones por miedo a equivocarse y el que sí lo hace porque no teme cometer errores”.

Según Cortés, el liderazgo adecuado para los tiempos actuales es el segundo. Es un liderazgo proactivo y transparente, dos cualidades que, unidas a la inteligencia, deben guiar la transformación cultural. Solo de este modo se asegura un uso efectivo de las herramientas digitales para los fines establecidos.


Entrando más en detalle, Cortés identificó las capacidades fundamentales que caracterizan el liderazgo protagonista del cambio cultural.

Son las siguientes:

− Conocimiento digital: conocer la tecnología y sus posibilidades.

− Gestión de la información: ser capaz de identificar lo que es fiable/útil y saberlo compartir.

− Comunicación digital clara y transparente.

− Capacidad de trabajo en red: proactividad frente a pasividad.

− Aprendizaje continuo.

− Visión estratégica para reconocer las oportunidades.

− Liderazgo en red basado en la confianza.

− Orientación al cliente: desarrollar la empatía

Cortés subrayó que estas capacidades no son exclusivas del liderazgo. Deberían ser también compartidas por todos los trabajadores, más allá de su rango o condición. En este sentido, concluyó reafirmando que: “todo profesional debe ser capaz de desarrollarlas en el futuro para ser considerado apto para su trabajo”.


ESCOGER LA PLATAFORMA DIGITAL ADECUADA

Una vez explicado el marco conceptual que define el contexto actual, la segunda parte del Webinar se centró en la toma de decisiones. Corrió a cargo del manager de RocaSalvatella, Guillem López, quien ofreció un repaso de herramientas digitales útiles para el liderazgo y gestión de equipos deslocalizados.

Antes de la descripción de estas herramientas, López expuso algunos dilemas que pueden aparecer a la hora de escoger distintas plataformas de trabajo.

¿Hay que priorizar la adaptación o la estandarización? ¿La flexibilidad o la seguridad? ¿La agilidad o la fiabilidad? Para resolver estos dilemas hay que identificar claramente el entorno y las finalidades.

Así, por ejemplo, los big players (Microsoft, Google, Facebook) están orientados a entornos amplios y más estables, mientras que las startups sirven con mayor flexibilidad al cambio y la innovación. Otro ejemplo -más concreto- sería el contraste entre paquetes como Microsoft Office y servicios de alojamiento de archivos como Google Drive. Los primeros más adecuados para empresas y los segundos para usuarios individuales.

SER MÁS PRODUCTIVOS 

Guillem López puso sobre la mesa la cuestión de las reuniones y cómo su exceso o mala gestión puede mermar la productividad. Para que esto no ocurra hay que partir de una norma general: “se trata simplemente de discernir y racionalizar”.

Cabe recordar que los cargos de dirección dedican más del 50% de su tiempo en reuniones.

Afirmó que primero hay que pensar en la necesidad de la reunión y destacó que “el teléfono sigue siendo una buena opción si no hay requerimientos audiovisuales” y que “algunas reuniones se pueden sustituir por bots”.

El manager de RocaSalvatella propuso dar prioridad a los chats frente a los encuentros presenciales. Y ante la gran variedad de herramientas disponibles para este fin indicó que “más importante que el canal utilizado es la dinamización que se logre en el chat”. También observó que los canales conocidos facilitan la adopción de esta herramienta y que los canales de uso personal como WhatsApp son efectivos, si bien “pueden generar rechazo”.

En caso de que las reuniones se tengan llevar a cabo existe un amplio abanico de herramientas digitales para aumentar su eficiencia.

Por ejemplo, Zapier ayuda a planificarlas y estructurarlas; Microsoft Teams a convocarlas y a establecer reglas de funcionamiento e incluso a realizar encuestas sobre ellas. Cisco Webex Meetings ofrece pizarras “participativas” para facilitar un brainstorming online. Otras herramientas permiten la realización de actas y valoraciones instantáneas al finalizar la reunión.

La productividad también se ve condicionada por la manera en que cada uno planifica su propio trabajo y lo distribuye en el tiempo. Aquí, de nuevo, las herramientas digitales pueden ser de gran ayuda. Las hay para priorizar tareas, como Microsoft To-Do. Otras sirven para compartirlas, como Trello. Algunas, como RescueTime, permiten saber en qué se pierde tiempo.


MANTENER LA CULTURA DEL TELETRABAJO

La irrupción masiva del teletrabajo debido a la pandemia ha puesto de manifiesto que los hogares inevitablemente generan “intrusos” en el desarrollo de la jornada. Estos intrusos son, según Guillem López de muy diversa índole: aparición de ruidos y de miembros de la familia en medio de reuniones; distracciones causadas por atención a fuentes de entretenimiento; obligaciones domésticas, entre otros.

¿Es posible llevar a cabo la actividad laboral con todo ello? “El único modo de mantener la cultura del teletrabajo es incentivarla”, señaló Guillem López. Este propósito queda bien resumido en el término conciliación que describe la armonización de vida laboral y familiar cuando el trabajo irrumpe en casa.

Una vez más, las herramientas digitales proporcionan una asistencia inestimable para el propósito citado. Existen, por ejemplo, fondos virtuales en Zoom que evitan mostrar el entorno cuando se realizan videoconferencias.

Otra posibilidad interesante para la conciliacción es bloquear espacios de tiempo para atender a los niños o las tareas de hogar. Esto es factible con Plan, entre otras alternativas. Para neutralizar factores de distracción, Windows 10 permite establecer un rango de horas donde solo entran notificaciones de alta prioridad.

Existen además apps para efectuar pausas cada cierto período de tiempo o webs para establecer espacios de ocio virtuales que ayuden a superar situaciones de estrés emocional, como las derivadas del actual confinamiento.

En consonancia con lo expuesto en la primera parte del Webinar, en la segunda parte también se hizo patente que la efectividad de las herramientas digitales no solo depende de factores tecnológicos, sino de cualidades humanas.